দিনে কতবার জিমেইল খোলা হয় তার হিসাব নেই। অথচ মেইল লেখা আর মুছে ফেলার বাইরে জিমেইলের ভেতরে যে অপশনগুলো আছে, সেগুলোর খোঁজ অনেকেই রাখেন না। বেশিরভাগই সেটিংসের দুই-তিন ক্লিক দূরে। একবার চালু করে নিলে পরে আর মনে রাখতেও হয় না।
ভুল করে পাঠানো মেইল ফিরিয়ে আনা
Send চাপার পরপরই মনে পড়ল ফাইলটা জোড়া হয়নি, কিংবা মেইলটা চলে গেছে ভুল মানুষের কাছে। জিমেইল কয়েক সেকেন্ড সময় দেয় মেইলটা আটকে দেওয়ার জন্য। শুরুতে সময়টা থাকে মাত্র ৫ সেকেন্ড, বাড়িয়ে ৩০ সেকেন্ড করে নেওয়া যায়।
ডানদিকে ওপরে গিয়ার আইকনে (⚙️) ক্লিক করে ‘See all settings’ এ যান। ‘General’ ট্যাবের নিচের দিকে Undo Send অপশনটি আছে। সেখানে Send cancellation period ৩০ সেকেন্ড করে দিন, তারপর পাতার একদম নিচে গিয়ে ‘Save Changes’ চাপুন। এরপর মেইল পাঠালে স্ক্রিনের নিচে বাঁ পাশে ছোট করে Undo লেখা ভেসে উঠবে। ওখানে চাপলে মেইলটা ড্রাফটে ফিরে আসবে।
জমে থাকা প্রমোশনাল মেইল একসঙ্গে মোছা
ইনবক্স ভরে গেছে অফার, ছাড়, নিউজলেটারে। সার্চ বারে গিয়ে unsubscribe লিখে এন্টার চাপুন। যেসব মেইলের নিচে আনসাবস্ক্রাইব লিংক আছে, সেগুলো একসঙ্গে সামনে চলে আসবে। ওপরের চেকবক্সে ক্লিক করলে এক পাতার মেইল সিলেক্ট হয়, আর তখন ওপরে ‘Select all conversations that match this search’ লেখা একটা লাইন দেখাবে। ওটায় চাপলে পুরো তালিকা সিলেক্ট হয়ে যাবে। এবার ডিলিট বাটন।
একটা কথা মাথায় রাখা ভালো। ব্যাংকের নোটিফিকেশন, অফিসের মেইলিং লিস্ট, বিলের রসিদ, এসবের নিচেও আনসাবস্ক্রাইব লিংক থাকে। মোছার আগে তালিকাটায় একবার চোখ বুলিয়ে নিন। আরও নিরাপদ উপায় হলো সার্চ বারে category:promotions older_than:1y লিখে খোঁজা। তাহলে শুধু এক বছরের পুরনো প্রমোশনাল মেইলগুলোই সামনে আসবে।
গোপন মেইল পাঠানোর ব্যবস্থা
কোনো মেইল যদি চান কেউ ফরওয়ার্ড, কপি, প্রিন্ট বা ডাউনলোড করতে না পারে, তাহলে কনফিডেনশিয়াল মোড কাজে লাগে। Compose এ ক্লিক করে মেইল লেখার বাক্সটা খুলুন, নিচের সারিতে তালার আইকনটি (🔒) পাবেন। ওখানে চাপলে মেয়াদ ঠিক করে দেওয়া যায়, চাইলে মোবাইলে আসা পাসকোড দিয়ে মেইল খোলার শর্তও জুড়ে দেওয়া যায়। মেয়াদ শেষ হলে প্রাপক আর লেখাটা পড়তে পারবেন না।
তবে এটাকে পুরোপুরি নিরাপদ ভাবা ঠিক হবে না। জিমেইল বোতামগুলো বন্ধ করে দেয়, কিন্তু কেউ চাইলে স্ক্রিনের ছবি তুলে রাখতে পারেন। সত্যিকারের সংবেদনশীল তথ্যের জন্য এটা যথেষ্ট নয়।
ইন্টারনেট ছাড়াই মেইল পড়া আর লেখা
নেট নেই, অথচ পুরনো একটা মেইল খুঁজে দরকার। আগে থেকে অফলাইন মোড চালু করা থাকলে সমস্যা হয় না। Settings থেকে ‘See all settings’ এ গিয়ে ‘Offline’ ট্যাবে যান, ‘Enable offline mail’ এ টিক দিন। কত দিনের মেইল কম্পিউটারে জমা থাকবে সেটা বেছে নিয়ে ‘Save Changes’ চাপুন। এটা কাজ করে ক্রোম ব্রাউজারে। অফলাইনে যে মেইলগুলো লিখবেন, নেট ফিরে এলে সেগুলো আপনাআপনি চলে যাবে।
অফিসের বা সাইবার ক্যাফের কম্পিউটারে এটা চালু না করাই ভালো, কারণ মেইলের কপি ওই কম্পিউটারেই জমা থাকে।
সময় ঠিক করে মেইল পাঠানো
রাত দুটোয় কাজ শেষ, কিন্তু মেইলটা সকাল নয়টার আগে যাওয়া উচিত নয়। লেখা শেষ হলে Send বাটনের পাশের ছোট তীর চিহ্নে (🔽) ক্লিক করুন, ‘Schedule send’ বেছে নিন। জিমেইল কয়েকটা সময় নিজেই দেখাবে, পছন্দ না হলে তারিখ আর সময় হাতে লিখে দেওয়া যায়। পাঠানোর আগ পর্যন্ত মেইলটা Scheduled ফোল্ডারে থাকে, চাইলে বাতিলও করা যায়।
দরকারি মেইল কিছু সময়ের জন্য সরিয়ে রাখা
এমন মেইল আসে যার জবাব এখন দেওয়া যাবে না, আবার ভুলে গেলেও চলবে না। ইনবক্সে মেইলটার ওপর মাউস নিয়ে গেলে ডানদিকে ঘড়ির আইকন (⏰) দেখাবে। ওখানে চেপে ঠিক করে দিন কখন মেইলটা আবার ইনবক্সে ফিরে আসবে, আজ বিকেল, আগামীকাল সকাল, নাকি সামনের সপ্তাহে। ততক্ষণ মেইলটা চোখের সামনে থাকবে না, কিন্তু হারিয়েও যাবে না। সরিয়ে রাখা মেইলগুলো বাঁ পাশের Snoozed ফোল্ডারে পাওয়া যায়।
একই ধরনের মেইলের জন্য টেমপ্লেট
সাংবাদিক, বিক্রয়কর্মী, শিক্ষক, অনেকেরই প্রায় একই বয়ানের মেইল বারবার লিখতে হয়। টেমপ্লেট বানিয়ে রাখলে প্রতিবার নতুন করে লেখার দরকার পড়ে না।
Settings থেকে ‘See all settings’ এ গিয়ে ‘Advanced’ ট্যাবে যান, Templates অপশনটি Enable করে সেভ করুন। এবার একটা নতুন মেইল Compose করে টেমপ্লেটের লেখাটা লিখুন। মেইল বাক্সের নিচে ডানদিকে তিন ফোঁটার (⋮) মেন্যু আছে। সেখান থেকে Templates, তারপর ‘Save draft as template’, তারপর ‘Save as new template’ এ গিয়ে একটা নাম দিয়ে দিন। পরেরবার ওই একই মেন্যু থেকে নাম ধরে টেমপ্লেটটা বসিয়ে নিতে পারবেন।
কিবোর্ড শর্টকাট
মাউস ছেড়ে কিবোর্ডে কাজ করলে গতি অনেক বাড়ে। Settings এ গিয়ে ‘General’ ট্যাবে Keyboard shortcuts অপশনটি On করে দিন। এরপর জিমেইলের যেকোনো পাতায় Shift এবং প্রশ্নবোধক চিহ্ন একসঙ্গে চাপলে পুরো তালিকা সামনে চলে আসবে।
শুরুর জন্য কয়েকটা মনে রাখলেই যথেষ্ট। c চাপলে নতুন মেইল লেখার বাক্স খোলে, r চাপলে রিপ্লাই, a চাপলে সবাইকে রিপ্লাই, e চাপলে মেইল আর্কাইভ হয়ে যায়, আর স্ল্যাশ চিহ্ন চাপলে কার্সার সোজা সার্চ বাক্সে গিয়ে বসে।
শুরু করবেন কোনটা দিয়ে
আটটা একসঙ্গে চালু করার দরকার নেই। প্রথম দিন Undo Send আর Schedule Send চালু করে দেখুন, এই দুটোর কাজ সবচেয়ে বেশি টের পাওয়া যায়। সপ্তাহখানেক পর টেমপ্লেট আর শর্টকাটে হাত দিন। জিমেইলের সেটিংস পাতাটা একবার ঘুরে দেখলে এমন আরও কিছু অপশন চোখে পড়বে, যেগুলো আপনার কাজের ধরনের সঙ্গে মিলে যায়।
